Часто задаваемые вопросы

ФИС ГИА и приема. Часто задаваемые вопросы

ОБЩИЕ ВОПРОСЫ

В: Зависает обновление. Обработка обновления не заканчивается. Процесс останавливается на выполнении фоновых заданий

О: После обновления релиза нужно снять блокировку регламентных заданий в консоли сервера (на файловой базе снятие блокировки не требуется).

В: Можно ли обновлять «1С:Университет» и «1С:Университет ПРОФ» через несколько релизов, например, с 2.0.8.3 сразу на 2.0.11.4.

О: Нет, обновление должно выполняться последовательно с релиза на релиз – 2.0.8.3 –> 2.0.9.2 –> 2.0.10.3 –> 2.0.11.4. После установки каждого нового релиза необходимо запустить конфигурацию в режиме «1С:Предприятие», чтобы были корректно выполнены процедуры обновления.

ПРИЕМНАЯ КАМПАНИЯ

В: При заполнении вкладки «Этапы» документа «Приемная кампания» невозможно выбрать требуемый уровень подготовки, либо при проведении документа «Приемная кампания» возникает сообщение вида «Уровень подготовки («Бакалавр») не соответствует типу приемной кампании («Прием на обучение на бакалавриат/специалитет»)! Проверьте перечень разрешенных уровней подготовки для этого типа приемной кампании в справочнике «Типы приемных кампаний»».

О: Подобное поведение системы означает, что в справочнике «Типы приемных кампаний» не указаны требуемые уровни подготовки. Необходимо добавить в табличной части справочника те уровни подготовки, на которые проводится прием в рамках приемной кампании данного типа.

В: При формировании печатной формы Мастера списков поступающих количество мест в шапке отчета равно нулю.

О: Так как для категорий приема не вносятся контрольные цифры приема в документе «План набора», в печатной форме количество мест будет равно 0, если в состав уровней группировки при печати входит «Категория приема». Чтобы отобразить количество мест, следует удалить в дереве группировки параметр «Категория приема» и повторно нажать кнопку «Печать» (заново формировать список не нужно).

В: Невозможно выполнить запись Анкеты абитуриента. Возникает сообщение о том, что не найдено соответствие какого-либо значения.

О: Такое сообщение появляется, если в документе «Приемная кампания» на вкладке «ФИС» включены проверки ФИС в соответствующей области, а соответствия справочникам ФИС не настроены частично или полностью. Рекомендуется заполнить и провести документ «Соответствие справочникам ФИС»; дата документа должна быть меньше даты начала приема документов, можно установить дату 1 января

В: При подключении схема 1 вариант 2 – получится подключить 1С к ФИС?

О: При обмене данными в «1С:Университет» и «1С:Университет ПРОФ» поддерживаются схемы подключения, поддерживающие пакетную выгрузку и загрузку данных: схема 2, схема 3 и схема 1, вариант 2 (вариант 1 не поддерживается).

В: Абитуриент сдал ЕГЭ, после чего сменил фамилию и паспорт. В заявлении указаны новые данные абитуриента. Как загрузить баллы ЕГЭ из ФИС ГИА и приема?

О: Перед формированием файла выгрузки необходимо внести в систему данные о старом ФИО и старых паспортных данных. Для этого нужно:

Открыть справочник «Физические лица»
В области «Документы удостоверяющие личность» добавить данные старого паспорта. Значения в полях «Дата начала» и «Дата окончания» должны соответствовать датам, указанным в паспорте. Дата в поле «Период» должна быть меньше, чем у актуального паспорта.
Нажать кнопку редактирования ФИО рядом с полями «Фамилия», «Имя», «Отчество» и внести старое ФИО, также установив в поле «Дата актуальности записи» дату, меньшую, чем та, с которой ФИО было внесено в систему первоначально.

В: При проведении документа «Заявление поступающего» появляется сообщение о том, что у абитуриента не указана льгота и система не позволяет провести документ. Использование льгот в указанной у абитуриента категории приема не обязательно. Как выйти из такой ситуации?

О: Причина данной ситуации в том, что в документе «Порядок зачисления» для того основания поступления и категории приема, которые указаны в документе «Заявление поступающего» определен перечень отличительных признаков и как минимум для одного из них не установлен параметр «Преимущественное право». Параметр «Преимущественное право» устанавливается в том случае, когда наличие отличительного признака не обязательно. Если отличительный признак учитывается как преимущественное право, то он дает абитуриенту преимущество только при прочих равных условиях. Если отметка «Преимущественное право» не установлена, то отличительный признак учитывается как льгота, т.е. обязательно указывается в поле «Льгота» в документе «Заявление поступающего» и имеет больший вес, чем преимущественное право. Если отметка «Преимущественное право» не установлена для отличительных признаков какой-либо категории приема, то при поступлении в данной категории приема в документе «Заявление поступающего» обязательно нужно будет указать какую-нибудь льготу из заданного списка отличительных признаков.

Таким образом, если льгота не обязательна для данного основания поступления и категории приема, необходимо установить параметр «Преимущественное право» для всех отличительных признаков этого основания поступления и категории приема.

В: Обязательно ли заполнять учебные планы на начало приемной кампании?

О: Для начала приемной кампании достаточно, чтобы были заполнены поля шапки документов «Учебный план» для базовых учебных планов, на которые производится поступление. Рабочие учебные планы должны быть созданы к тому моменту, когда будут формироваться приказы на зачисление в вуз, т.к. в приказах должны быть указаны именно рабочие учебные планы. Для создания рабочего учебного плана достаточно указать данные только по одной дисциплине. В дальнейшем учебные планы могут быть перезаполнены в любой момент.

В: Какие условия должны быть выполнены, чтобы абитуриенту можно было автоматически перезачесть 100 баллов по результатам олимпиады?

О: 1. В справочнике «Олимпиады» на вкладке «100 баллов» должен быть указан тот же учебный план, что и в документе «Заявление поступающего».

Отличительный признак, указанный для поступающего в Анкете абитуриента или заявлении, должен совпадать с тем, что был указан при настройке справочника «Олимпиады» (например, «Призер олимпиады»).
При заполнении Анкеты абитуриента должна быть внесена информация о результате олимпиады (вкладка «Отличительные признаки» Анкеты абитуриента или подчиненная вкладка «Результаты олимпиад» вкладки «Дополнительно» документа «Заявление поступающего»).

В: Если абитуриент забрал документы, какие действия в системе необходимо выполнить?

О: Необходимо в документе «Заявление поступающего» данного абитуриента нажать кнопку «Действия» и выбрать пункт «Отозвать заявление». В результате будет создано заявление на отзыв документов. Если абитуриент отзывает документы только с одного из нескольких направлений подготовки, нужно нажать кнопку «Действия» и выбрать пункт «Изменить перечень направлений». В созданном заявлении на изменение документов необходимо удалить строку, соответствующую направлению, с которого поступающий отзывает заявление, и провести документ.

В: Можно ли прием и зачисление вести по учебным планам без профилей, а затем после зачисления перевести на учебные планы с профилями? Не будет ли проблем?

О: Да, такой механизм возможен, никаких ошибок не возникнет. Обратите внимание, что зачисление и перевод осуществляется на рабочие учебные планы, а в рамках приемной кампании используются базовые учебные планы.

В: На каком этапе идет формирование договора?

О: Договор может быть сформирован в любой момент, дополнительных ограничений в «1С:Университет» и «1С:Университет ПРОФ» нет.

В: Какова правильная последовательность выгрузки в ФИС ГИА и приема данных о плане набора в 2017 году?

О: Правильная последовательность выгрузки файлов с данными о плане набора следующая:

Файл «План набора – целевые организации»
Файл «План набора в разрезе направлений»
Файл «План набора в разрезе конкурсов»

ПЛАНИРОВАНИЕ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ НАГРУЗКИ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ

В: Как оптимальнее указать нагрузку «консультации перед экзаменом» (которой нет в учебном плане). Нужно создавать дополнительную нагрузку для каждого учебного плана по каждой дисциплине, предполагающей консультацию? Или можно как-то оптимизировать этот процесс?

О: Консультации можно учитывать как дополнительную нагрузку, либо добавить в правило расчета дополнительную строку, содержащую формулу для расчета часов на консультации (в таком случае данная нагрузка будет учитываться как составляющая основного объема нагрузки и отдельно выделяться как консультация не будет).

В: Возможно ли объединение в поток нагрузку из разных семестров четных/нечетных (например 3 и 5 семестр)?

О: Да, это регулируется настройкой «Объединять при совпадении относительного порядка периода контроля в году» справочника «Настройки формирования контингента».

В: В учебном плане «учебный год» заполняем 2016-2017 или 2016-2020 года для бакалавриата?

О: Для базовых учебных планов (на весь период обучения) следует указывать учебный год формата «2016-2020», «2017-2021» и т.д. Для рабочих учебных планов (на один учебный год) указываются учебные годы в формате «2016-2017», «2017-2018» и т.д.

В: Имеется ли возможность выгрузки учебных планов из gosinsp в вашу программу?

О: Да. В конфигурации присутствует стандартная обработка для загрузки шахтинских планов формата .xml.

В: При создании неутвержденного учебного плана (пустого, проведенного), можно ли создавать рабочие учебные планы (на 1 год)?

О: Только в том случае, если в базовый учебный план внесено хотя бы по одной дисциплине на каждый курс, для которого требуется создать рабочий план (достаточно указать дисциплину и период контроля, например, первый семестр, третий семестр, пятый семестр и т.д.)

В: Штатные ставки мы должны заполнить до распределения нагрузки по кафедрам (преподавателям) или оно формируется автоматически?

О: Штатные ставки закрепляются за преподавателями заранее в документе «Закрепление за кафедрой».

В: Есть ли пошаговая инструкция по формированию контингента?

О: В общем виде порядок действий следующий:

Создание рабочих учебных планов с указанием правил расчета учебной нагрузки.
Создание приказов о движении контингента, заполнение регистра «Численность обучающихся на учебных планах
Настройка правил формирования контингента
Заполнение документа «Формирование контингента» — открыть документ, указать учебный год и подразделение (если создается для отдельной кафедры), нажать кнопку «Заполнить», выбрать все данные для обновления, при необходимости скорректировать данные в документе.
Заполнение документа «Распределение поручений»

УПРАВЛЕНИЕ СТУДЕНЧЕСКИМ СОСТАВОМ

В: В чем различие предопределенных типов приказов «Зачисление» и «Зачисление в вуз»?

О: Приказ «Зачисление в вуз» по умолчанию используется для зачисления на программы высшего образования (новое состояние – «Является студентом»), а «Зачисление» – для зачисления в аспирантуру (новое состояние – «Является аспирантом»).

В: Какие учебные планы указываются в приказах?

О: В приказах всегда указываются рабочие учебные планы. Единственное исключение – поле «Учебный план при поступлении» предопределенного вида приказа «Зачисление в вуз»; в данном поле вносится базовый учебный план, который был указан в документе «Заявление поступающего».

В: Где можно изменить настройки печатной формы для приказов?

О: Настройки печатной формы для приказов того или иного вида можно изменить в справочнике «Виды приказов», на вкладках «Печатная форма» и «Параметры».

В: Какова взаимосвязь аттестационных ведомостей (пересдача, если не явка и т.д.)?

О: В конфигурации реализован справочник «Типы ведомостей», который содержит три предопределенных значения – «Основная», «Пересдача» и «Пересдача с комиссией». Основные ведомости создаются в первую очередь, это обычные зачетно-экзаменационные ведомости. Для других типов ведомостей в поле «Тип ведомости, на основании которой выполняется заполнение списка обучающихся» может быть указано, на основании каких ведомостей могут создаваться ведомости данного типа. После выбора типа ведомости необходимо указать условия автоматического заполнения списка обучающихся в новой ведомости данного типа (могут быть указаны несколько условий одновременно):

«отсутствующие в ведомости» – в этом случае в новую ведомость будут включены студенты, отсутствующие в ведомости, на основании которой она создается;
«имеющие незаполненную отметку» – в этом случае в новую ведомость будут включены студенты, для которых поле «Отметка» в предыдущей ведомости не заполнено;
«имеющие отметку, не удовлетворяющую условиям контроля» – в этом случае в новую ведомость будут включены студенты, чьи отметки в предыдущей ведомости не соответствуют правилам, установленным в документе «Условия контроля».

Выбор типа ведомости производится как при одиночном, так и при массовом создании ведомостей, как для групповых ведомостей, так и для индивидуальных.

В: Наименование вуза было изменено. Как отразить это в дипломе?

О: Если наименование вуза изменялось, следует создать новую запись в регистре «Данные об организации» (можно путем копирования существующей и внесения необходимых изменений в одном или нескольких полях). Если новая запись была создана в период обучения студента (годы указываются в полях «Год поступления» и «Год завершения» документа «Документ об образовании»), то информация о переименовании организации автоматически отобразится в области «Данные о переименовании организации» вкладки «Дополнительные сведения» документа «Документ об образовании».